Как да създадете падащ списък (списък за валидиране) в работните книги на MS Excel

Повечето хора, в офиса и други работни места, поддържат Excel Sheets да се следете определени записи и записи на данни. Понякога се налага и да споделяме работни книги. Който и да е случаят, е много трудно да се пресекат контролните записи и да се валидира тяхната коректност (особено когато има огромен обем данни).




Вместо да се притеснявате за грешки, би било добра практика да създадете работната книга или листове по такъв начин, че да автоматично валидира записи и да ограничи потребителя да прави грешни въвеждания. Това е точно това Потвърждаване на данниинструмент, под Данни раздела в MS Excel ви помага.



И днес ще разгледаме една от характеристиките му, където можете създайте падащо меню за всяка клетка, ред или колона и ограничете вписването на клетката до данни от списъка. Това също означава, че потребителят никога няма да може да направи грешка.





Стъпки за създаване на падащ списък

Етап 1: Изберете клетката, реда или колоната, върху която възнамерявате да създадете валидиращия списък или падащия списък. В моя пример съм избрал колона № и, Така че потребителят трябва да въведе стойности, до които колоната Е е ограничена.

Стъпка 2: Навигирайте до Данни раздела и потърсете Потвърждаване на данни инструмент под Инструменти за данни секция. Кликнете върху тази икона и изберете Потвърждаване на даннида започнем с.

Стъпка 3: В появилия се прозорец изберете списъкот Позволява d rop списък, поставен под Настройки раздел.

Стъпка 4: След това ще трябва да въведете източник т.е. стойности, които формират част от списъка или стойности, които могат да бъдат избрани или въведени. Можете директно да ги въведете в източник текстово поле (разделено със запетаи).

алтернативно, можете да изберете диапазон от клетки от текущия лист в работната книга и стойностите на тези клетки ще се считат за списък. Ако обаче искате да преминете с тази опция, ще трябва да подготвите списъка дори преди стъпка 1.

Забележка: Съхраняемост Падане в клетката отметка показва падащото меню в работната книга. Освен това, само валидирането работи, докато потребителят трябва да въвежда стойности.

С това падащото меню се създава и е готово за използване. Потребителят може да избере всяка стойност от списъка. А красотата е, че намалява толкова много усилия да пишете ръчно.

Ако обаче потребителят се опита да въведе стойности (като въведе ръчно), които не са част от списъка за валидиране, ще бъде съобщено съобщение за грешка.





заключение

Това е само един от методите за валидиране на записи. Инструментът има дори повече потенциал, отколкото можете да си представите. Ще говорим за повече от неговите характеристики в близко бъдеще. Дотогава използвайте падащото меню и ни уведомете за вашите преживявания.

Искате ли да видите още такива ръководства? Пуснете коментарите си!