Как да създадете правила за папки в MS Outlook за входящи съобщения

Много от вас хора трябва да използват MS Outlook като имейл клиент. Също така има вероятност да сте се интегрирали множество имейл акаунти за да ви доставя имейли настолен клиент, При такъв сценарий, когато получавате много имейли, тогава става важно да знаете как да ги разделите и първо да проверите важните.




Вместо да правите това ръчно, може да искате да имате посветени папки за различни видове имейли, така че входящите съобщения да бъдат подредени в съответните папки. За такава автоматизация Outlook ви позволява да създаване на правила и прилага същото към всеки входящ имейл. Съответно той избутва съобщенията в посочената от тях папка. Концепцията е подобна на филтри и етикети в Gmail,

Например, искам всички писма от „Sandeep Agarwal“ да стигнат до папка с име себе си, Ето как дефинирах правилата за него.







Стъпки за създаване на правило за електронна поща

Същият процес се прилага за всички видове правила за електронна поща. Това е подробен пример, показващ споменатия процес. Ще трябва да изберете / дефинирате параметри според това, което искате.

Етап 1: Навигирайте до Инструменти и изберете опцията Правила и предупреждения,

Стъпка 2: Съсредоточете се върху Правила за електронна поща и натиснете бутона за четене Ново правило (Промяна на правило ако променяте съществуваща).

Стъпка 3: при Останете организиранираздел подчертайте вашето основно изискване (избрах, Преместете съобщения от някого в папка).

Забележка: В долната част на същия диалогов прозорец ще намерите раздел, казващ Стъпка 2. Трябва да кликнете върху всяка връзка, показана след „Прилагайте това правило след пристигането на съобщението“И редактирайте вашите изисквания. В моя контекст беше: -

Стъпка 3 (а): Изберете хората, които искате да приложите правилото (т.е. имейли, идващи от избраните хора). Списъкът ще показва само хора, добавени към вашите контакти. Така че, трябва да сте сигурни, че сте добавили желания контакт, преди да започнете.

Стъпка 3 (б): Изберете папката, в която искате да бъде преместена / доставена пощата. Можете също да създадете нова папка тук.

Стъпка 4: След това можете да прецизирате правилото си, като добавите още ограничения или параметри към основното правило. Например съобщения с конкретна Предмет, Също така ще трябва да проверите предпочитаната опция и да кликнете върху връзката й, за да прецизирате правилото или да добавите описания.

Стъпка 5: Ако има такива изключения към правилото, което не можете да конфигурирате в горните стъпки, можете да го направите тук.

Стъпка 6: Вече сте готови и може да изберете завършек, Все пак ви предлагам да проверите Изпълнете това правило сега… заедно с Включете това правило, Това гарантира, че нови и съществуващи съобщения, отговарящи на правилото, се преместват в съответната папка.





По-бърза алтернатива

Ако искате да съкратите процеса (обаче може да не успеете да зададете подробно правило по този начин), отидете във входящата си поща и следвайте стъпките по-долу: -

Етап 1: Щракнете с десния бутон върху съобщение (от лицето на вашето правило до картографиране на папки) и изберете Създайте правило,

Стъпка 2: Поставете отметки в квадратчетата за какви параметри искате да приложите, изберете папката си и щракнете върху Добре,





заключение

Това е прост начин да поддържате имейлите си в Outlook по-организирани. Освен това ще можете лесно да се съсредоточите върху важни писма. Започнете и ще знаете предимствата!