Как да проследявате промените и да използвате коментари в споделен MS Word документ

В офиса понякога трябва да създадем споделен документ т.е. един документ, който да се използва от множество хора. Когато случаят е такъв, очевидно е също, че привилегированите ще направят промени в документа; а понякога правите промени, които другите не могат да разберат.




Затова е добра идея да следите редакциите, направени в споделен документ. Основният начин да го направите е да добавите коментар след промяна, която направите или уведомите сътрудниците след редактирането. Но това не винаги е твърде удобно, особено ако документът е голям. За щастие, MS Word се върна тук.

MS Word предоставя два отлични инструмента, наречени коментар и Проследяване на промените под своите преглед раздел. Макар че видях много малко хора да ги използват, тези, които използват, знаят колко лесно могат да се получат нещата, след като се сдобиете с тези две отлични функции. И днес ще ви насочим към основите на практикуването им.







Използване на коментари в MS Word

Тази функция ще ви помогне да уведомите другите потребители (тези, които имат достъп до документа) за вашите отзиви или предложения за някои неща. Например, изберете някакъв текст (както аз правя в моята статия) и натиснете Нов коментарикона. Обърнете внимание на етикета (S1) и съответния коментар, който е добавен срещу него в левия прозорец.

Сега, когато други потребители отворят документа, те могат да прегледат коментара, да приемат вашите отзиви или да оставят свои коментари. От лентовите инструменти можете Изтрийкоментари или дори скочи до Предишен Следващ коментар.





Използване на проследяване на промените в MS Word за проследяване на редакции на документи

Както подсказва името, този комплект ви помага проследяване на промените които се правят върху документа. В момента, в който удариш Проследяване на промените, каквото и да въведете, се появява в червено и се подчертава. И всичко, което изтриете, получава удари през (като това), а не да се изтрива.

Най- вертикална линия отляво се простира по цялата дължина, съдържаща всяка промяна. Заедно с това Преглед на прозореца (може да се изведе от лентата) ще покаже подробности за извършените промени. По този начин собственикът ще има задълбочени познания за редакциите, направени на док.

Тези промени вече могат да бъдат приети или отхвърлени чрез избор на десния бутон на мишката.

Освен това можете да изберете да видите ревизиите в формат на балон (изображението по-долу) или проверете различни ревизии на документа (превключване на опции в изговарящата дума Окончателна Показваща маркировка; показано на първото изображение).

Има много други дейности за форматиране и промяна на цвета, които може да се придържате. И съм сигурен, че ще проучите тези опции, след като усвоите основите.





заключение

Целта на тази статия беше да обхване основите за вас, за да ви помогнем да започнете с тези два прекрасни инструмента в MS Word. Ако сте ги използвали преди, може да искате да споделите няколко трика и съвети, които знаете, с другите ни читатели. За тези, които ще започнат, разкажете ни за опита си от използването му за първи път.